NOTA: Neste artigo traremos o que é a Substituição da NFSE e seus “transtornos” através de exemplo. Os fundamentos e detalhes técnicos seguem ao final para quem se interessar.
A facilidade do recurso da substituição na NFSE (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) encontrada no site da prefeitura de São Paulo parece, à primeira vista, uma solução mágica para correção de erros de emissão ou falhas administrativas (quando você esqueceu de mandar aquela Nota, ou seu cliente “esqueceu” de recebê-la a tempo). Nesta substituição você pode alterar ao ponto de descaracterizar totalmente uma operação “original” concluída com uma nota que foi gerada e assinada digitalmente. Mas esta “facilidade” acaba trazendo transtornos para a própria empresa emissora e até para seu cliente.
“No Brasil, até o passado é incerto!”. O recurso da Substituição da NFSE é um exemplo prático e “operacionalizado” que testemunha este infeliz adágio. Veja o exemplo criado abaixo:
A prefeitura de São Paulo permite que sejam substituídas Notas Fiscais com o prazo de até seis meses após a emissão. A substituição implica no CANCELAMENTO da NFS Substituída. Isto é, toda a “eficácia” do documento que foi cancelado se esgota pelo cancelamento. TODA a eficácia significa que não podemos encontrar este documento substituído (leia-se CANCELADO) figurando como base de cálculo ou receita efetiva em registros como:
1 - Livro Diário (registros contábeis como Balanço, Diário, DRE e etc.).
2 - Controles Financeiros – Contas a Receber
3 - ECD – Escrituração Contábil Digital.
4 - EFD Contribuições – Registro do PIS, COFINS e CSL.
5 - DCTF – Declaração de Cont. e Tributos Federais.
6 - EFD-REINF – Escrituração via WEB Services de registros previdenciários.
7 - DCTF WEB – Originado na EFD-REINF.
8 - Relatórios Internos e Externos
9 - Declaração de Faturamento para Entidades Financeiras.
10 - Apontamentos de Auditorias
*** Nota: Deixar de retificar os dados pode implicar em sanção fiscal.
Tenha ciência que a empresa não está disposta a deixar para traz o crédito fiscal que pode ser recuperado desde cancelamento!
MAS E O SEU CLIENTE?
Talvez você não saiba, mas o seu cliente assim como sua empresa, também presta obrigações acessórias. Naquele momento este documento até então hábil, fez parte dos registros contábeis, financeiros e fiscais. Seu cliente também deverá retificar as informações.
Exemplo:
No exemplo abaixo houve a substituição de uma NFS no mês 10/19 de Serv. De Suporte no valor de 1.000,00 por outra em 12/19 para serviços de Cessão de Mão de Obra pelo valor de 1.500,00.
Implicações:
Fiscal/Contábil – Retificação:
- ECD – Escrituração Contábil Digital.
Motivo: Você não pode encontrar na sua contabilidade um lançamento de receita e contas a receber uma NFS que consta no site da prefeitura (que vale como livro fiscal) um documento que foi cancelado.
Solução: O reconhecimento dos fatos contábeis deve ser TEMPESTIVO. Neste caso, no dia da substituição deve-se proceder com estorno do referido lançamento contábil (Serviços e Impostos).
- EFD Contribuições – Registro do PIS, COFINS e CSL.
Motivo: Na escrituração da ECD não fazemos por TOTAIS, listamos NOTA por NOTA. Não podemos ter uma NFS Cancelada figurando com base de cálculo de impostos.
Solução: Proceder a retificação nos mesmos moldes/processos como você estivesse “errado” e escriturado uma Nota Cancelada como efetiva. Proceder a entrega da retificadora.
- DCTF – Declaração de Cont. e Tributos Federais.
Motivo: A DCTF é uma composição/encontro de débitos e créditos (por totais) de valores confessados de impostos declarados com as guias de impostos pagas. A DCTF é cruzada com a EFD – Contribuições.
Solução: Proceder os ajustes da DCTF que pode, se valor recolhido a menos (verificar caso a caso), provocar multas por imprecisão ou complemento de tributos. (inclusive jutos e multas).
- EFD-REINF – Escrituração via WEB Services de registros previdenciários. MUITO CUIDADO AQUI!!
Motivo: (se contribuinte da Cont. Previdenciária) Se a base de cálculo da CPRB “esteve” a maior, você pagou mais impostos. Com certeza a empresa terá pouco disposição em abrir mão deste valor.
ATENÇÃO: Em alguns casos este cancelamento pode diminuir a base para abaixo de 95% de receita tributada pela CPRB enquadrando a empresa na demanda pelo pagamento de INSS Patronal sobre a folha de salário (conta parte)
Solução: Verificar comentários sobre DCTF WEB
- DCTF WEB – Originado na EFD-REINF.
Solução: A DCTFWEB gera as guias de impostos para recolhimento. A EFD-REINF preenche (juntamente com o eSocial) a DCTFWEB deve ser “reaberta”, e se aceito, reabrir depois a EFD-Reinf.
- Relatórios Internos e Externos
- Declaração de Faturamento para Entidades Financeiras.
Nota: Você pode ter mandado lista de faturamentos ou declaração de receitas (composição com notas) ou mesmo (grave!) duplicatas e notas para desconto em entidades financeiras com este documento como garantia.
- Apontamentos de Auditorias
Nota: Auditorias podem levantar pontos e ressalvas que prejudiquem a confiança nas demonstrações.
Exemplo – Site da Prefeitura
Na imagem acima temos um exemplo de NFS Substituída. São imagens do site da prefeitura. Note que a NFS 1723 de 17/09/19 foi CANCELADA em 25/10/19, na substituição por 1728 de 25/10/19. Neste exemplo houve alteração de valores. A “compensação de valor” se deu apenas para efeito de ISS.
Detalhes:
(fonte: http://notadomilhao.prefeitura.sp.gov.br/cidadao/informacoes-gerais/perguntas-e-respostas)
5.10 No que consiste a substituição de NFS-e e em quais situações posso substituir uma NFS-e?
A substituição consiste na emissão de uma nova NFS-e a partir da identificação da nota fiscal a ser substituída. Será permitido ao emitente a modificação dos campos de preenchimento obrigatório, resultando em:
- Cancelamento da NFS-e substituída;
- Emissão de NFS-e substituta, distinta da original e nos mesmos moldes e layout da Nota Fiscal Eletrônica.
A substituição de NFS-e poderá ser efetuada pelo prestador para corrigir nota emitida com erro nos seguintes campos declaratórios:
- Local de incidência:
- Tributado em São Paulo;
- Tributado Fora de São Paulo;
- Exportação de serviços.
- Natureza da operação:
Normal;
Isento;
Imune;
-Suspenso / Decisão Judicial.
- Sufixo do CNPJ (a raiz do CNPJ deve ser mantida)
- Código de Serviço;
- Alíquota de ISS (nos casos de Tributação Fora de São Paulo ou nota emitida com retenção de ISS por prestador inscrito no Simples Nacional);
- Discriminação do Serviço;
- Valor Total dos Serviços;
- Valor Total das Deduções;
- ISS Retido pelo Tomador: “Sim” ou “Não”;
- Informações sobre tributos federais.
Após o prazo de 6 meses, contados a partir da data do fato gerador, não será possível a substituição da nota. Neste caso o prestador deverá emitir a nota substituta via RPS para a respectiva data do fato gerador e solicitar o cancelamento da NFS-e emitida incorretamente por processo administrativo na Praça de Atendimento, mediante agendamento prévio, ao qual deverão ser juntados os seguintes documentos:
- requerimento do interessado constando o nome ou razão social, número de inscrição no CCM, número de inscrição no CNPJ ou CPF, endereço completo, telefone para contato, exposição clara do pedido e todos os elementos necessários à sua prova;
- contrato social;
- RG e CPF do signatário;
- identificação da NFS-e a ser cancelada bem como da NFS-e que a substituiu.
O prestador de serviços poderá solicitar que o pagamento do ISS da NFS-e cancelada seja realocado para o da NFS-e que a substituiu ou solicitar a restituição do valor recolhido.
Observação: o prestador dos serviços que solicitar restituição de ISS que tenha sido recolhido pelo tomador dos serviços, deverá obter deste a autorização para recebê-la e juntar essa autorização ao requerimento (CTN, Lei 5.172/66, art. 166).
Local de entrega do requerimento (apenas com agendamento prévio):
Praça de Atendimento da Secretaria Municipal da Fazenda - Praça do Patriarca, nº 69.